PERENCANAAN

1. BATASAN PERENCANAAN
Berbagai batasan diberikan oleh para penulis mengenai perencanaan.
Newman mengatakan, Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan.
Louis A. Allen mengatakan, Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang akan diinginkan.
Charles Bettleheim mengatakan, bahwa dalam setiap rencana terdapat dua elemen, yaitu tujuan dan alat yang perlu untuk mencapai tujuan itu.
Beishline mengatakan, Perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (penentuan waktu secara kualitatif) dan bila itu harus dicapai, di mana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai siapa yang bertanggung jawab, dan mengapa hal itu harus dicapai.
Koontz dan O’Donnel mengatakan, Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternatif dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur, dan program.

2. UNSUR-UNSUR SUATU RENCANA
Pada umumnya, suatu rencana yang baik berisikan atau memuat enam unsure, Yaitu : ‘The what, The why, The where, The when, The who, and The how.’’
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
b. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
c. Di manakah tindakan itu harus dilaksanakan ?
d. Kapankah tindakan itu harus dilaksanakan ?
e. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
f. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Dari jawaban-jawaban pernyataan di atas, sesuatu rencana harus memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Penjelasan dari perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkannya, faktor-faktor produksi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat dihasilkan.
b. Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan yang ditentukan itu harus dicapai.
c. Penjelasan tentang lokasi fisik setiap kegiatan yang harus dikerjakan sehingga tersedia segala fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan itu.
d. Penjelasan mengenai waktu dimulainya pekerjaan dan diselesaikannya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerja. Di sini harus ditetapkan standar waktu untuk mengerjakan, baik bagian-bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.
e. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya, baik mengenai kuantitas maupun maupun kualits, yaitu kualifikasi-kualifikasi pegawai, seperti keahlian, pengalaman, dan sebagainya.
f. Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan.

Ada penulis yang berpendapat bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
a. Tujuan Perusahaan.
Tujuan perusahaan dapat bersifat materiil, dapat pula bersifat moral.
Materil misalnya mencari keuntungan sebesar-besarnya.
Moral misalnya perusahaan bertujuan mensukseskan program pemerintah di bidang sandang-pangan atau bertujuan memberi kesempatan kerja kepada anggota masyarakat yang menganggur, dan sebagainya.
b. Politik Perusahaan.
Politik merupakan peraturan atau pedoman yang digariskan bagi tindakan organisasi, untuk mencapai tujuan dengan hasil yang baik.
c. Prosedur.
Yakni urutan pelaksanaan yang harus dituruti oleh seseorang dalam melakukan sesuatu tindakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
d. Budget.
Yakni Anggaran, Atau ikhtisar dari hasil-hasil yang diharapkan untuk dicapai, dan pengeluaran yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut, yang dinyatakan dalam Angka.
e. Program.
Adalah campuran dari politik, dan budget, yang dimaksudkan untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan untuk waktu yang akan datang.

3. SIFAT SUATU RENCANA YANG BAIK
Rencana yang baik, haruslah mengandung sifat-sifat sebagai berikut :
a. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang,
b. Fleksibel,
c. Mempunyai stabilitas,
d. Ada dalam pertimbangan, dan
e. Meliputi semua tindakan yang diperlukan.
Kata-kata dan kalimat-kalimat yang diperlukan oleh suatu rencana haruslah sederhana dan mudah dimengerti untuk meniadakan penafsiran yang berbeda. Sering si pembuat rencana tidaklah selalu orang yang melaksanakan rencana karenanya susunan kata dan kalimat harus sedemikian rupa sehingga mudah diketahui maksudnya oleh setiap orang.
Selanjutnya, suatu rencana haruslah fleksibel, artinya rencana tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah yang tidak diduga sebelumnya. Dengan kata lain, suatu rencana tidak perlu diubah seluruhnya kalau terjadi perubahan keadaan, melainkan hanya perubahan sedikit saja yang dimungkinkan oleh rencana sebelumnya.
Di samping adanya kemungkinan mengadakan perubahan, maka suatu rencana haruslah mempunyai sifat stabil, yang berarti tidak perlu setiap kali diubah atau tidak dipakai sama sekali. Seterusnya suatu rencana haruslah ada dalam pertimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada setiap unsur organisasi seimbang dengan kebutuhannya.
Akhirnya, rencana tersebut haruslah cukup luas untuk meliputi semua tindakan yang diperlukan, artinya haruslah rencana tersebut meliputi segala-galanya sehingga terjamin koordinasi dari tindakan seluruh unsur-unsur organisasi.

4. PEROSES PEMBUATAN RENCANA
Untuk membuat suatu rencana ada beberapa tindakan yang harus dilalui. Tingkatan-tingkatan atau langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut :
a. Menetapkan tugas dan tujuan,
b. Mengobservasi dan menganalisa,
c. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan,
d. Membuat sintesis, dan
e. Menyusun rencana.

A. Menetapkan Tugas dan Tujuan
Adalah dua pengertian yang mempunyai hubungan sangat erat. Sebelum suatu tindakan perencanaan dapat berlangsung, sangat perlu tujuan organisasi diketahui. Orang tidak dapat melakukan perencanaan yang efektif, kalau ia tidak mengetahui tujuan yang harus dicapai dengan perencanaan itu. Seluruh perencanaan ditujukan kepada pencapaian tujuan, oleh karena itu akan mengherankan apabila perencanaan dimulai dengan gambaran yang kabur atau membingungkan tentang tujuan yang akan dicapainya.
B. Mengorganisasi dan Menganalisis
Setelah tugas dan tujuan suatu perusahaan sudah ditetapakan langkah-langkah berikutnya ialah mencapai atau mengobservasi factor yang mempermudah untuk mencapai tujuan. Bila faktor-faktor itu sudah terkumpul, dianalisis, untuk dapat menetapkan, mana yang masih efektif digunakan pada masa yang akan datang. Untuk mendapatkan faktor-faktor tersebut, maka bahan-bahan dari pengalaman dapat digunakan, demikian juga pengalaman pihak-pihak yang lain. Bila data tersebut sudah diperoleh, kemudian dianalisis, untuk menetapkan apakah faktor tersebut masih afektif digunakan untuk masa depan.
C. Mengadakan Kemungkinan-kemungkinan
Sudah tentu terdapat beberapa kemungkinan untuk mendapat suatu tujuan. Kemungkinan-kemungkinan tersebut dapat diurut-urutkan atas dasar tertentu, misalnya atas dasar lamanya diselesaikan, besarnya biaya yang diperlukan. Langkah inilah yang disebut dengan mengadakan kemungkinan-kemungkinan.

D. Membuat Sintesis
Terdapat beberapa kemungkinan untuk mencapai suatu tujuan yang memaksa si pembuat rencana harus memilih berbagai alternatife. Pemilihan salah satu kemungkinan sering kali tidak tepat sebab masing-masing kemungkinan selalu mengandung unsur yang baik disamping adanya sela-sela negatifnya. Oleh karenanya, pada fase ini pembuat rencana harus mengawinkan atau membuat berbagai kemungkinan itu. Sela-sela negatif dari masing-masing kemungkinan dibuang, dan unsur-unsur yang positif diambil sehingga diperoleh sintesis dari beberapa kemungkinan itu.

5. SIAPA PEMBUAT RENCANA
Siapa yang membuat rencana, tergantung kepada keadaan, dan ada beberapa kemungkinan siapa pembuat rencana tersebut. Dengan kata lain seorang manajer dapat menugaskan orang-orang atau badan tertentu untuk membuat rencana. Pembuat rencana dapat ditugaskan kepada panitia perencana, bagian perencanaan, dan atau tenaga staf.

a. Panitia Perencana
Tugas perencanaan dalam perusahaan merupakan tugas yang tidak terus-menerus. Untuk pelaksanaan rencana dengan kerja sama, oleh pemimpin sering dibentuk sebuah panitia perencanayang bertugas mengadakan perencanaan.
Orang yang diangkat sebagai panitia, perencana, khusus hanya kepala-kepala bagian, dapat pula orang-orang ahli dari luar perusahaan, mungkin pula kombinasi dari kedua hal itu. Supaya terdapatnya kerja tim dalam pelaksanaan rencana, sebaiknya pegawai perusahaan diikutsertakan, seperti kepala bagian dan kepala-kepala seksi. Untuk mendapat sokongan dari masyarakat guna perencanaan tersebut, maka baik pula kalau unsur-unsur yang ada di dalam masyarakat, diikutsertakan di dalam perencanaan tersebut.
Pemimpin harus memberikan pedoman-pedoman tentang apa yang akan direncanakan agar panitia perencana itu mempunyai pedoman kearah mana rencana harus ditujukan.
Panitia rencana setelah merencanakan tugasnya, dibubarkan oleh manajer, tetapi dapat ditugaskan untuk mengadakan penilaian akan pelaksanaan rencana tersebut, atau bertugas membimbing dalam pelaksanaan rencana tersebut.
b. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan merupakan tugas yang terus menerus dan amat rumit seperti pada perusahaan industri yang memproduksikan barang potongan. Pada keadaan seperti ini sering dibentuk suatu bagian perencanaan di dalam perusahaan, yang khusus bertugas di belakang perencanaan. Bagian perencanaan memiliki kedudukan yang sama dengan bagian-bagian lain yakni merencanakan segala sesuatu, terutama merencanakan tugas-tugas bagian produksi.
c. Tenaga Staf
Tugas Staf menganalisis fakta-fakta kemudian merencanakan sesuatu guna diserahkan kepada manajer. Tenaga Staf ini membuat suatu rencana, yang berpedoman kepada yang telah digariskan oleh manajer, supaya disetujui oleh manajer. Jadi, tenaga staf hanya sebagai pelayan bagi manajer untuk merumuskan suatu rencana yang akan dilaksanakan kemudian oleh perusahaan.

6. TUJUAN PERUSAHAAN
Tujuan perusahaan tidak selalu mudah menentukannya, karena sering sekali terdapat beberapa tujuan yang satu sama lain adalah sama-sama penting.
Demikian pula dengan perusahaan yang mempunyai tujuan sebagai berikut.
a. Tempat untuk bekerja.
b. Perusahaan yang menjual hasil produksi semurah mungkin.
c. Perusahaan yang baik untuk penanaman modal.
d. Perusahaan yang membantu pemerintah dalam merealisasikan pembangunan lima tahun.

7. KLASIFIKASI TUJUAN
Dalam mengadakan klasifikasi tujuan ini, kita mengikuti seluruhnya apa yang dikemukakan oleh R. C. Davis, OLeh Beishline dikutip juga dalam bukunya. Baik dalam kalangan ketentaraan, maupun di lingkungan industri yang dijadikan pedoman adalah sebagai berikut :
a. Primer
Tujuan pengabdian :
1) Tujuan organisasi :
a. umum
b. besar
c. kecil
d. perorangan
2) Tujuan operasi dalam penyelesaian proyek tertentu :
a. perantara
b. terakhir

b. Kolateral
1) Tujuan sosial kolateral
2) Tujuan pribadi

c. Sekunder
1) ekonomi
2) efektivitas

Tujuan pengabdian terbagi dua yaitu tujuan pengabdian di lapangan organisasi dan tujuan pengabdian di lapangan operatif.
Tujuan pengabdian di lapangan organisasi dirumuskan sebagai nilai-nilai yang harus disumbangkan kepada umum oleh organisasi sebagai suatu kesatuan. Tujuan operatif dianggap sebagai tujuan pengabdian karena pelaksanaannya langsung mengakibatkan munculnya nilai yang berguna untuk umum.
Tujuan pengabdian di lapangan organisasi dapat dipecah dalam tujuan pengabdian umum, besar, kecil dan perseorangan, sesuai dengan tingkatan pengabdiannya. Tujuan pengabdian di lapangan operatif dapat dibedakan antara tujuan operasi perantara, yakni nilai-nilai yang diharapkan untuk diselesaikan oleh suatu proyek khusus dan tujuan operasi terakhir, yakni nilai-nilai terakhir yang dihasilkan oleh proyek itu.
Tujuan sosial kolateral sebagai nilai-nilai umum dalam arti luas, yang perlu untuk kebaikan masyarakat dan dipengaruhi oleh kegiatan-kegiatan perniagaan, dan selayaknya dapat diharapkan untuk diadakan, diperoleh, dipelihara dan dibagikan oleh perniagaan. Ini dibedakaanya atas tujuan perseorangan, yakni nilai-nilai yang dicari oleh orang-orang dan rombongan di dalam organisasi untuk diperoleh dan dibagikan di antara mereka sendiri.
Tujuan sekunder dirumuskan sebagai nilai-nilai yang berkenaan dengan ekonomi dan efektivitas dalam mencapai tujuan primer dan tujuan kolateral. Dengan kata lain, dalam mencapai tujuan primer maupun kolateral harus secara ekonomis dan efektif.

8. PERANAN TUJUAN PADA TUGAS-TUGAS PEMIMPIN
Tujuan perusahaan merupakan hal penting dalam pelaksanaan tugas-tugas planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.
a. Planning
Seseorang yang bertugas mengadakan perencanaan hanya dapat membuat rencana tersebut dengan efektif kalau tujuan dari organisasi secara keseluruhan sudah diketahui atau ditentukan terlebih dahulu. Dengan demikian, tujuan itu merupakan dasar pembuatan suatu rencana.
b. Organizing
Yakni penyusutan faktor produksi sedemikian rupa atau penentuan pembagian pekerjaan dalam perusahaan yang bersangkutan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga langkah tersebut benar-benar dapat merealisasi apa yang menjadi tujuan perusahaan. Dengan kata lain, aktivitas dari masing-masing bagian sudah dirinci secara bersama dan sasaran yang dituju benar-benar merupakan langkah menuju tujuan perusahaan secara keseluruhan.
c. Staffing
Pemilihan dan penetapan tugas-tugas dalam perusahaan haruslah sedemikian rupa sehingga petugas dapat melakukan tugasnya sebagaimana yang sudah ditentukan. Dengan kata lain, petugas-petugas dalam melakukan aktifitasnya sehari-hari dibimbing atau dipimpin oleh tujuan perusahaan yang bersangkutan atau lebih tegas lagi, petugas-petugas tersebut dalam melakuka aktivitas adalah untuk tujuan perusahaan.
d. Directing
Tugas directing haruslah tugas yang sedikit banyaknya terarah kepada apa yang menjadi objek perusahaan. Jadi, tujuan perusahaan merupakan alat atau standar bagi mereka yang mengawasi pelaksanaan tugas-tugas dari bawahan.
e. Controlling
Sering disebut juga sebagai penendalian. Adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan kejalan yang benar dengan maksud agar tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang ingin dicapai.