Elemen-elemen dasar pengendalian

Esensi dari Pengendalian dalam Organisasi
Pengendalian (control) adalah pengaturan aktivitas-aktivitas organisasi agar elemen-elemen kinerja yang menjadi target tetap berada pada batas-batas yang dapat diterima.
Tujuan dari Pengendalian
? Beradaptasi dengan Perubahan Lingkungan
Dalam lingkungan bisnis yang kompleks dan bergejolak dewasa ini, semua organisasi harus berhadapan dengan perubahan.
? Membatasi Akumulasi Kesalahan
Kesalahan-kesalahan dan kecerobohan-kecerobohan kecil biasanya tidak menimbulkan kerusakan serius terhadap kesehatan keuangan sebuah organisasi. Namun, lama kelamaan kesalahan-kesalahan kecil bisa terakumulasi dan menjadi sangat serius.
? Mengatasi Kompleksitas Organisasi
Jika perusahaan hanya membeli satu bahan baku, membuat satu produk, memiliki desain organisasi yang sederhana, dan menikmati permintaan yang konstan atas produknya, para manajernya dapat menegakkan pengendalian dengan system yang minim dan sederhana.
? Meminimisasi Biaya
Jika dipraktekkan secara efektif, pengendalian juga bisa membantu mengurangi biaya dan meningkatkan output.
o Tipe-Tipe Pengendalian
? Area-area Pengendalian
Sebagian besar organisasi mendefinisikan area-area pengendalian berbasis empat tipe sumber daya dasar yang mereka gunakan, yaitu:
• Sumber daya fisik
Meliputi menejemen persediaan, pengendalian kualitas, dan pengendalian peralatan.
• Sumber daya manusia
Meliputi seleksi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja, serta kompensasi.
• Sumber daya informasi
Mencakup peramalan penjualan dan pemasaran, analisis lingkungan, relasi public, penjadwalan produksi, serta peramalan ekonomi.
• Sumber daya keuangan
Melibatkan pengelolaan hutang organisasi agar tidak berlebihan, memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki cukup kas di tangan untuk membayar kewajiban-kewajibannya dan pada saatyang sama tidak menempatkan terlalu banyak kas dalam rekening tak berbunga, serta memastikan bahwa piutag ditagih dan hutang dibayar tepat waktu.
? Level-level Pengendalian
Pengendalian juga dapat dipisah-pisahkan menurut level dalam system organisasi.
• Pengendalian operasi ( operating control ) berfokus pada proses-proses yang digunakan organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa.
• Pengendalian keuangan ( financial control ) berfokus pada sumber daya keuangan organisasi.
• Pengendalian structural ( structural control ) memastikan agar elemen-elemen dari struktur organisasi berfungsi sebagaimana mestinya.
• Tanggung jawab atas pengendalian
Manajer biasanya bertanggung jawab mengawasi beragam system pengendalian dan isu pengendalian dalam organisasi.
? Tanggung Jawab atas Pengendalian
Manajer menentukan tipe pengendalian apa yang akan digunakan organisasi, lalu mengimplementasikan system pengendalian dan mengambil tindakan berbasis informasi yang disediakan oleh system pengendalian.
o Langkah-Langkah dalam Proses Pengendalian
? Menetapkan Standar
Standar pengendalian ( control standard ) adalah target yang akan menjadi acuan perbandingan untuk kinerja di kemudian hari.
? Mengukur Kinerja
Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinu bagi sebagian besar organisasi.
? Membandingkan Kinerja dengan Standar
Tujuan dari setiap manajer produk adalah membuat produk mereka menjadi nomor satu atau nomor dua di pasarnya.
? Menentukan Kebutuhan akan Tindakan Korektif
Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnostis manajer.
Pengendalian Operasi
o Pengendalian Awal
Berfokus pada sumber daya keuangan, bahan baku, manusia, dan informasi yang didatangkan organisasi dari lingkungannya.
o Pengendalian selama Proses
Berfokus pada pemenuhan standar untuk kualitas atau kuantitas produk/jasa selama proses transformasi actual itu sendiri.
o Pengendalian Pasca Tindakan
Berfokus pada output atau hasil dari organisasi setelah proses transformasi selesai.

Pengendalian Keuangan
o Pengendalian Menggunakan Anggaran
? Anggaran (budget)
Yaitu rencana yang diekspresikan dalam angka-angka.
? Tipe-tipe Anggaran
Anggaran Keuangan
Sumber dan Pemakaian Kas

Anggaran Operasi

Rencana Operasi dalam Angka-anka Keuangan

Anggaran Non-Moneter

Rencana Operasi dalam Angka-angka Non-Keuangan

? Pembuatan Anggaran
Biasanya, anggaran dibuat oleh manajemen puncak dan controller dan diterapkan pada manajer-manajer level lebih rendah.
? Kekuatan dan Kelemahan Penetapan Anggaran
Pada sisi positif, anggaran membantu menciptakan pengendalian yang efektif. Pada sisi negative, anggaran harus diubah seiring dengan perubahan situasi, proses penyusunan anggaran sangat menyita waktu, dan anggaranbisa membatasi inovasi dan perubahan.
o Perangkat-Perangkat Pengendalian Keuangan Lain
? Laporan Keuangan
Yaitu profil dari beberapa aspek dalam kondisi keuangan sebuah organisasi.
• Neraca(Balance Sheet)
Yaitu daftar aktiva dan kewajiban dari sebuah organisasi selama waktu tertentu.
• Laporan Laba-Rugi(Income Statement)
Yaitu rangkuman kinerja keuangan organisasi sepanjang suatu periode waktu tertentu, biasanya satu tahun.
? Analisis Rasio
Yaitu perhitungan satu atau beberapa rasio keuangan untuk menilai aspek-aspek tertentu dari kesehatan uang organisasi.
? Audit Keuangan
Yaitu pengujian independent atas system akuntansi, system keuangan dan system operasional perusahaan.
• Audit Eksternal (External Audit)
Yaitu pengujian keuangan yang dilakukan oleh pakar yang bukan merupakan karyawan organisasi.
• Audit Internal (Internal Audit)
Dilakukan oleh karyawan-karyawan organisasi.
Pengendalian Struktural
o Pengendalian Birokratis
Yaitu pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan structural yang formal dan mekanistis.
o Pengendalian Klan
Yaitu pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan structural yang informal dan organis.
Pengendalian Strategik
o Mengintegrasikan Strategi dan Pengendalian
Pengendalian strategik (strategic control) adalah pengendalian yang ditunjukkan untuk memastikan bahwa organisasi tetap selaras dengan lingkungannya dan tetap bergerak kearah pencapaian tujuan-tujuan strategik.
o Pengendalian Strategik Internasional
Karena bisnis internasional memiliki ukuran yang relative besar dan kompleksitas yang relative tinggi, organisasi-organisasi multinasional secara khusus mesti memiliki pandangan strategic yang jelas atas system-sistem pengendalian mereka.
Mengelola Pengendalian dalam Organisasi
o Karakteristik-Karakteristik dari Pengendalian yang Efektif
? Integrasi dengan Perencanaan
Pengendalian harus dikaitkan dengan perencanaan.
? Fleksibilitas
Sistem pengendalian itu sendiri harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan.
? Akurasi
Sungguh merupakan hal yang mengejutkan mendapati fakta bahwa manajer membuat banyak keputusan berbasis informasi yang tidak akurat.
? Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu tidak selalu berarti kecepatan.

? Objektivitas
Sistem pengendalian mesti menyediakan informasi seobjektif mungkin.
o Penolakan terhadap Pengendalian
? Pengendalian yang Berlebihan
Kadang-kadang organisasi mencoba mengendalikan terlalu banyak detail.
? Fokus Tidak Tepat
Sistem pengendalian mungkin terlalu sempit atau terlalu berfokus pada variabel-variabel yang dapat dikuantifikasikan dan tidak menyediakan ruang untuk analisis atau interpretasi.
? Balas Jasa untuk Inefisiensi
Karena focus yang tidak tepat, karyawan menolk maksud dari pengendalian dan berlaku berlawanan dengan maksud pokok dari organisasi.
? Tanggung Jawab Terlalu Besar
Pengendalian yang efektif memungkinkan manajer menentukan apakah karyawan telah melaksanakan tanggung jawab mereka secara tepat.
o Mengatasi Penolakan terhadap Pengendalian
? Mendorong Partisipasi Karyawan
Partisipasi bisa membantu mengatasi penolakan terhadap perubahan.
? Pembuatan Prosedur-Prosedur Verifikasi
Beragam standar dan system informasi menyediakan pengawasan serta keseimbangan dalam pengendalian dan memungkinkan organisasi memverifikasikan keakuratan dari indikator-indikator kinerja.